ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

1) Identifikace a kontaktní údaje.

Správcem osobních údajů je společnost UNIFAST Servis s.r.o., IČO: 02226634, se sídlem: Kmochova 135/40, Obřany, 614 00 Brno, vedená u KS v Brně pod sp. zn. C 105088, webové stránky: www.unifastservis.cz, e-mail: info@unifastservis.cz, infolinka: 724 385 996.

Pokud je klientem společnosti UNIFAST Servis s.r.o. fyzická osoba (zejm. OSVČ), je subjektem údajů klient. Bez ohledu na právní formu klienta jsou subjektem údajů též statutární orgány, zaměstnanci či spolupracující osoby klienta, k jejímž osobním údajům spol. UNIFAST Servis s.r.o. získá v souvislosti se svojí činností pro klienta přístup.

2) Zpracovávané osobní údaje.

Správci jsou nebo mohou být subjektem údajů či jiným způsobem poskytovány následující osobní údaje subjektu údajů:

    1. identifikační a adresní údaje (jméno, příjmení, datum narození, adresa), podpis osoby;
    2. kontaktní údaje (telefonní číslo, e-mailová adresa);
    3. další osobní údaje spojené se smluvním vztahem (např. informace z předaných podkladů či získané jiným způsobem v souladu se smlouvou, informace o využívaných službách, informace o platbách za využívané služby, informace o provedených školeních, apod.);
    4. hlasové záznamy subjektu údajů (pořízené při telefonických hovorech se správcem či zpracovatelem správce – pokud budou pořízeny);

3) Účely zpracování.

Osobní údaje budou manuálně či elektronicky zpracovávány za níže uvedeným účelem a po níže uvedenou dobu:

    1. osobní údaje označené v bodě 2 odst. 1 až 3 za účelem uzavření a plnění smlouvy, tj. zejména pro účely poskytování sjednaných služeb, včetně poskytování školení zaměstnancům klienta či osob spolupracujících s klientem; a to vše po dobu trvání smluvního vztahu se správcem;
    2. osobní údaje označené v bodě 2 odst. 1 až 3 dále za účelem ochrany právních nároků správce a subjektu údajů, zvýšení ochrany práv správce a subjektu údajů, a to např. v případě sporu se subjektem údajů, či v jiných případech, a to po dobu trvání smluvního vztahu mezi klientem a správcem a dále po dobu nezbytnou pro vypořádání závazků ze smluvního vztahu mezi klientem a správcem;
    3. osobní údaje označené v bodě 2 odst. 4 za účelem ochrany právních nároků správce a subjektu údajů, zvýšení ochrany práv správce a subjektu údajů, předcházení podvodům a zkvalitnění poskytovaných služeb, a to vše po dobu trvání smluvního vztahu se správcem a po dobu nezbytnou pro vypořádání závazků ze smluvního vztahu mezi klientem a správcem;

4) Právní základ pro zpracování.

    1. Zpracování osobních údajů označených v bodě 2 odst. 1 až 3 je nezbytné pro plnění smlouvy, bez jejich poskytnutí a zpracování nelze smlouvu uzavřít a plnit, tedy právním titulem je plnění smlouvy, v případě účelů uvedených v bodě 3 odst. 2 jsou tyto údaje zpracovávány též na základě oprávněného zájmu správce (spočívající v ochraně právních nároků správce a subjektu údajů);
    2. osobní údaje označené v bodě 2 odst. 4 jsou zpracovávány na základě oprávněného zájmu správce a subjektu údajů. Tento oprávněný zájem spočívá v ochraně právních nároků správce a subjektu údajů, zvýšení ochrany práv správce a subjektu údajů, zejména při předcházení podvodům.

5) Způsob a zásady zpracování osobních údajů, poučení o právech.

Správce je oprávněn zpracovávat osobní údaje manuálně nebo elektronicky prostřednictvím svých k tomu oprávněných zaměstnanců nebo prostřednictvím specializované společnosti. Osobní údaje jsou uchovávány v zabezpečených databázích. Správce prohlašuje, že veškeré zpracování osobních údajů subjektu údajů, popřípadě jejich nezbytné předávání, bude prováděno plně s ohledem na soukromí subjektu údajů a v souladu s platnými právními předpisy, zejména s platnými právními předpisy upravujícími ochranu osobních údajů a s právními předpisy regulujícími činnost správce. Subjekt údajů může v souvislosti se zpracováním osobních údajů vůči správci uplatnit práva uvedená níže, a to zejména:

  • elektronicky na e-mailové adrese uvedené výše v této informaci;
  • písemně na korespondenční adresu správce uvedenou výše v této informaci.

a) Právo na přístup, opravu, omezení a výmaz osobních údajů

Subjekt údajů má právo získat od správce informace, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány. Pokud správce osobní údaje subjektu údajů zpracovává, je povinen poskytnout subjektu údajů bezplatně kopii zpracovávaných osobních údajů. Za další kopie na žádost subjektu údajů může správce účtovat přiměřený poplatek. Subjekt údajů má dále právo na opravu nepřesných osobních údajů, které se ho týkají a na doplnění neúplných osobních údajů s přihlédnutím k účelům zpracování, a to i prostřednictvím poskytnutí dodatečného prohlášení. Subjekt údajů má rovněž právo na omezení zpracování jeho osobních údajů, v kterémkoli z těchto případů:

  • subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, v tomto případě bude zpracování omezeno na dobu potřebnou k tomu, aby správce mohl přesnost osobních údajů ověřit;
  • zpracování osobních údajů je protiprávní, subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití;
  • Správce již osobní údaje nepotřebuje pro stanovený účel zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
  • subjekt údajů uplatnil právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, v tomto případě bude zpracování omezeno, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody správce převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů.

Na žádost subjektu údajů správce bez zbytečného odkladu vymaže jeho osobní údaje, pokud je dán některý z níže uvedených důvodů:

  • osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
  • subjekt údajů odvolá souhlas, na jehož základě byly údaje zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování;
  • subjekt údajů vznese námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování nebo subjekt údajů vznese námitky proti zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu;
  • osobní údaje jsou zpracovávány protiprávně;
  • osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené právem Evropské unie nebo členského státu, které se na správce vztahuje;

b) Právo na přenositelnost osobních údajů

Subjekt údajů má právo získat osobní údaje, které se ho týkají, které poskytl správci a které jsou zpracovávány automatizovaně, pokud je současně splněna některá z níže uvedených podmínek:

– osobní údaje jsou zpracovávány pro konkrétní účel/-y na základě souhlasu subjektu údajů;
– jedná se o zvláštní kategorii osobních údajů zpracovávaných pro jeden nebo více stanovených účelů na základě výslovného souhlasu uděleného subjektem údajů; nebo
– zpracování osobních údajů je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů.

c) Právo vznést námitku

V případě zpracování osobních údajů na základě právního titulu oprávněného zájmu správce má subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů z důvodů, které v námitce popíše. V případě přijetí námitky správce osobní údaje přestane zpracovávat (ponechá si je pouze uložené) a provede posouzení, zda má závažné oprávněné důvody pro jejich zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. Pokud správce dojde k závěru, že takové důvody má, informuje o tom subjekt údajů, sdělí mu zároveň možnosti další obrany a ve zpracování osobních údajů pokračuje. Pokud správce naopak dojde k závěru, že dostatečné důvody pro zpracování osobních údajů nemá, subjekt údajů o tom informuje, zpracování ukončí a provede výmaz osobních údajů.

d) Vyřizování žádostí subjektu údajů při uplatnění jejich práv u Správce

Správce umožňuje subjektu údajů podání žádostí v různých formách (zejm. v listinné podobě, elektronicky). Jestliže subjekt údajů podává žádost v elektronické formě, budou informace poskytnuty v běžně používané elektronické formě, ledaže by subjekt údajů ve své žádosti uvedl, že požaduje jiný způsob poskytnutí informací. O opatřeních přijatých na základě žádosti subjektu údajů informuje správce subjekt údajů do jednoho měsíce od přijetí žádosti, nejpozději však do tří měsíců od přijetí žádosti, byla-li lhůta v případě odůvodněné potřeby prodloužena.

e) Právo podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů

Subjekt údajů má právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (sídlo: Pplk. Sochora 27 170 00 Praha 7, web: www.uoou.cz), případně u jiného příslušného dozorového úřadu v souvislosti se zpracováním osobních údajů.

6) Příjemci osobních údajů.

Správce údajů může dále osobní údaje subjektu údajů (avšak jen v nezbytném rozsahu) i bez jeho souhlasu předat jiným osobám – zpracovatelům, které mohou se správcem údajů spolupracovat na plnění smlouvy v případě, že správce údajů tyto jednotlivé kroky nezajišťuje sám, nebo mohou zajišťovat úkony v souvislosti s fungováním správce (jedná se zejména o subdodavatele služeb, společnost provozující callcentrum, poskytovatele IT služeb a softwarových řešení, obchodní zástupci za účelem zajištění platného uzavírání smluv, externí účetní a auditorské společnosti, advokátní kancelář, aj.).

Osobní údaje nebudou předávány ani zpřístupňovány žádným příjemcům ve třetích zemích nebo mezinárodních organizacích. Výjimku mohou tvořit osobní údaje získané na základě aktivity subjektu údajů na webu Správce (cookies, Google Analytics, atd.), u kterých může prostřednictvím některých poskytovatelů softwarového řešení docházet k přenosu dat na servery umístěné do třetích zemí, zejm. USA. Správce však činí maximum pro to, aby předání osobních údajů subjektů údajů do třetích zemí probíhalo v souladu s právními předpisy na poli ochrany osobních údajů. Více informací naleznete v našich Zásadách používání webu a ochrany osobních údajů na webu. Pokud však subjekt údajů webové stránky Správce nenavštíví, platí první věta tohoto odstavce.

V omezeném rozsahu může na základě oprávněného zájmu Správce docházet z administrativních důvodů též ke sdílení (a předávání) osobních údajů subjektu údajů jiným společnostem koncernu Správce, ale pouze pro vnitřní administrativní účely. Tím nejsou dotčena ustanovení zvláštních právních předpisů, která sdílení či předávání osobních údajů zakazují. Všechny společnosti koncernu dodržují srovnatelná pravidla a zásady ochrany osobních údajů, jako dodržuje Správce.

7) Ostatní informace.

Požadavek na zpracování veškerých osobních údajů poskytovaných správci je požadavkem smluvním, nikoliv zákonným. Poskytnutí osobních údajů tudíž není povinné.

Osobní údaje uvedené v bodě 2. odst. 1 až 3 jsou osobními údaji, bez nichž nelze řádně poskytovat služby či produkty dodávané správcem dle smlouvy, tedy bez nich nelze smlouvu uzavřít. Neposkytnutí těchto osobních údajů by mělo za následek nemožnost poskytnutí služby či produktu dodávaných správcem, a tedy i nemožnost uzavřít smlouvu.

Osobní údaje uvedené v bodě 2. odst. 4 jsou osobními údaji, jejichž poskytnutím je zajištěna ochrana subjektu údajů i správce a jejich právních nároků a vede ke zkvalitnění služeb. Neposkytnutí těchto osobních údajů by mělo za následek zvýšení právní nejistoty stran.

8) Potenciální zákazníci a další osoby.

Správce může být kontaktován potenciálními zákazníky či dalšími osobami, zejména prostřednictvím emailu či telefonu. Tyto osoby, pokud správci sdělí své osobní údaje, se stávají subjektem údajů. Pro subjekt údajů v těchto případech platí přiměřeně výše uvedené zásady zpracování osobních údajů. Správce v těchto případech zpracovává ty osobní údaje, které jsou mu sděleny (zejm. jméno, příjmení, telefon, email), a to za účelem zodpovězení dotazu, zvážení vhodnosti uzavření smluvního vztahu, či za jiným účelem v souladu s účelem kontaktování ze strany subjektu údajů. Právním titulem pro zpracování těchto osobních údajů je zejména oprávněný zájem správce. Veškeré osobní údaje správce zpracovává pouze po dobu bezprostředně nutnou pro vyřízení účelu kontaktování ze strany subjektů údajů. Pokud je s takovou osobou navázán smluvní vztah, platí pro zpracování údajů výše uvedené zásady zpracování osobních údajů v plném rozsahu.